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Cuando trabajas desde casa, creo que una de las cosas más complicadas e importantes es conseguir tener un espacio de trabajo que se distinga del resto de la casa, un espacio que sea exclusivamente para trabajar y que evite distracciones. Además, en ese espacio quieres estar cómoda, quieres ser productiva, creativa y aprovechar al máximo el tiempo que le dedicas a trabajar.

Pero… si te levántas de la silla y exploras un poco sobre los objetos que hay en tu lugar de trabajo ¿Qué ves? ¿Cuántos papeles tienes guardados por revisar? ¿Hace cuánto que no consultas y actualizas tu agenda? ¿Cuántos lápices tienes y cuantos realmente usas? ¿Qué hay en tus cajones? ¿Necesitas todas esas herramientas?

No tienes que ser muy detallista para darte cuenta de que, probablemente, tu espacio de trabajo se puede mejorar. Aunque seguramente también te plantees: pero si llevo trabajando mucho tiempo en mi pequeño caos y no se ha acabado el mundo, entonces ¿Por qué habría de cambiarlo y/o mejorarlo? Te puedo responder con otras preguntas ¿Qué sientes cuando tu casa esta limpia y arreglada? ¿Cómo te sientes cuando tu habitación y tu cama están limpia y ordenada? Te sientes muy bien ¿verdad? Sientes una satisfacción, una comodidad, estas a gusto, pues lo mismo pasará con tu lugar de trabajo.

Y ¿Cómo puedo hacerlo? Clasificando, ordenando, limpiando, estandarizando y manteniendo disciplina. ¿de dónde sale estos? Esto es el método de las 5’s, una técnica de gestión japonesa nombrada así por la inicial que designa cada una de las 5 etapas que la componen. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Imagínate lo que puede implicar esto aplicado a nuestro espacio de trabajo, puede suponer toda una revolución para nuestra productividad. Los beneficios de aplicar las 5’s son muchos, pero vamos a destacar la optimización del tiempo de trabajo, reducción de costos en material innecesario, más espacio para el trabajo, aumenta la motivación, incrementa la productividad de personal, mejora la calidad del trabajo, eliminas tiempos, mejora la conservación del espacio de trabajo, entre otras.

El resultado de aplicar esta técnica se mide tanto en productividad como en satisfacción personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo y tiene un impacto a largo plazo. ¿Por qué? Sencillo, porque cuando ordenamos el espacio que nos rodea, ordenamos a su vez nuestro espacio interior. Es decir, cuando trabajamos en un espacio libre de distracciones, donde todo está ideado para lograr que seamos más productivos, nuestro trabajo gana en calidad y usamos menos tiempo en conseguir nuestros objetivos.

Por lo que, la idea es aplicar este método en nuestro lugar de trabajo, también en el ordenador, y principalmente, en nosotros mismos nuestro cuerpo y mente, el espacio de trabajo que necesitas cuidar más que cualquier otro. Existen pasos comunes para cada una de las etapas: Preparación, acción, análisis, decisión y la documentación. Pero hablemos de estas 5 S:

整理 Seiri (Clasificar) Separar lo innecesario. Consiste en eliminar las cosas inútiles del espacio de trabajo, evitando que vuelvan aparecer, implica tocar (física o mentalmente) cada objeto y tomar una decisión al respecto. Observa detenidamente cada uno de los objetos en tu espacio de trabajo y pregúntate acerca de su necesidad ¿Realmente necesitas ese o esa cantidad de objetos? Debe ser un trabajo profundo y concienzudo, hay que eliminar todo lo que no se necesita y quédate solo con lo esencial y establece una jerarquización en función de cada cuanto le das uso, esto prepara las condiciones para la siguiente etapa.

整頓 Seiton (Ordenar u Organizar) Situar lo necesario. Llega el momento de ordenar los elementos que consideramos necesarios para cumplir con nuestro trabajo. Organizar el espacio de trabajo para hacerlo más eficaz, el objetivo es establecer un orden en la identificación y ubicación de los materiales necesarios, con el fin de encontrarlos, utilizarlos o reponerlos de una forma más sencilla y rápida. El lema para esta tarea es “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.  Al tener un espacio de trabajo organizado se evitan las pérdidas de tiempo y energía. Cuando te dispongas a hacerlo recuerda que el objetivo es no volver a acumular de nuevo toda la clase de elementos que hemos eliminado en el primer punto del método.

清掃 Seiso (Limpiar) Eliminar la suciedad. Una vez ordenado nuestro espacio de trabajo es el momento de llevar a cabo una de las tareas más pesadas: una limpieza en profundidad. En esta etapa se deben identificar y eliminar las fuentes de suciedad, así como tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan aparecer. Cada superficie, cada herramienta, cada objeto es sometido a una limpieza profunda e intensiva. Y más allá, también implica restaurar y reparar. Esta etapa tendrá una repercusión directa en la motivación del personal,

清潔 Seiketsu (Estandarizar) Identificar las anomalías. Implica establecer normas y procedimientos con el fin de prevenir la aparición de la suciedad y el desorden. Es decir, una vez que hemos colocado todos nuestros objetos en un espacio limpio y renovado, tenemos que pensar en la relación que hay entre ellos, principalmente en el momento de trabaja, porque todo debe fluir. El objetivo de esta etapa es recordar que el orden y la limpieza deben realizarse con cierta periodicidad. Llegar hasta aquí y dejar este punto al puro azar, no tiene mucho sentido.

躾 Shitsuke (Mantener la disciplina y el compromiso) Continuar mejorando. En esta etapa es quizás la más importante y complejo, porque de no cumplirse la metodología pierde su eficacia. Aquí se busca trabajar de manera constante y permanente de acuerdo con las normas establecidas, verificando el seguimiento de las etapas 5S y elaborando planes de acción para la mejora continua. Significa compromiso con el método y con uno mismo. Pero, inclusive si cumplimos estrictamente los cinco puntos anteriores, merece la pena reservar un momento cada seis meses más o menos para volver a poner en práctica el método. Si somos disciplinados, cada vez nos costará menos, porque cada vez habrá menos elementos que organizar.

¿Qué cómo lo hago yo? Pues yo no espero los 6 meses para revisar el método. Cada mes hago una revisión de todo lo que hay en mi espacio de trabajo y aplico clasificación, orden y limpieza, tanto en mi espacio físico como en mi ordenador. Llevo un control de mis actividades y hago listas. Se qué aún así me falta mucho trabajo por hacer y mucho por mejorar, pero te puedo contar como tengo organizado mi lugar de trabajo.

En primer lugar, a vista general tengo unos 6 espacios diferentes en mi sitio de trabajo.

Uno de organización temporal, calendarios, organizadores mensuales, además de corcho y pizarra para colgar y apuntar actividades con fecha límite.  Esto tiene bastante prioridad para mí, por lo que siempre está a la vista y a la mano para poder hacer uso de ellos. Lo puedes ver ubicado en la pared.

Otro lugar donde están todos los accesorios de papelería e los cuales podría hacer uso en determinados momentos, tipo clips, grapas, cinta adhesiva, bolis, colorines, chinchetas. Como esto no es de uso diario esta en un lugar que no es al alcance de mi mano y cuando tengo el ordenador en marcha les quita visibilidad para evitar distracción. Esta detrás de mi ordenador. Un espacio para gadgets y accesorios electrónicos que al igual de los accesorios de papelería no son de uso diario por lo que están en la misma categoría y ubicación. Esta detrás de mi ordenador.

Más a la mano tengo las cosas que si son de uso diario, mis herramientas de trabajo y organización como lo son mi bullet, mi libreta de apuntes y mi estuche, junto a mis gafas y auriculares que son mis aliados en el día a día. Lo puedes ver en la esquina izquierda de mi mesa.

En la esquina derecha tengo mis fuentes de luz. Peor no solo de luz eléctrica si no también de luz interior. Tengo mi lampara que es mi alidada en los trabajos nocturnos, pero también tengo mi plantita y mis frases motivadoras que me impulsan a seguir cada día con mi trabajo y también me inspiran. Ojo, esto podría ser un elemento distractor, así que cuidado, tampoco hay que pasarse.

Y por último lo que no esta tan a la vista que es la parte de debajo de mi mesa, donde ubico todo lo que es de uso ocasional, como materiales de apoyo y formación, siempre organizado por prioridades de uso según mi planing y la impresora con su papel y además papel de reciclaje.

Como dato curioso los puedo decir que como soy fan de reciclaje todas las cajas que están en mi mesa las he reciclado y reutilizado dándoles una segunda vida.

Después de esto me cuentas ¿cómo organizas tu espacio de trabajo? ¿Aplicas las 5S? Si no lo haces aún ¿te gustaría aplicarlo? ¿crees que te será útil? Déjame tu comentario y vamos a nutrirnos mutuamente.

Bueno hasta aquí me despido.

Un saludo Emprendiendo de off a on

Marly de mamicientífica

 

Fuentes:

https://liderdelemprendimiento.blogspot.com/2017/02/metodologia-5s.html

https://es.wikipedia.org/wiki/5S

https://www.gestion.org/principios-del-metodo-de-las-5s/

http://www.superia.es/leer-noticia/7/las-5s-mejora-de-la-productividad-en-el-puesto-de-trabajo

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